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Sous l’autorité de la conseillère ou du conseiller cadre stratégique, la ou le titulaire du poste effectue différents travaux administratifs et de secrétariat, liés aux activités de la présidence, visant à assurer les services fonctionnels nécessaires à la bonne marche de la présidence. Plus particulièrement, la ou le titulaire du poste a comme tâche, de façon non limitative de :
• Organiser, planifier et tenir à jour les agendas à la présidence et en assurer le suivi : prendre les rendez-vous, coordonner et organiser les déplacements et assurer le suivi des dossiers de voyage et de dépenses de fonction; organiser les voyages et les rencontres à l’extérieur du pays ou de la province, effectuer les réservations d’avion, de train, d’hôtel, etc.; • Assurer le soutien technique et administratif à la présidence; • Assister la ou le gestionnaire et les professionnelles et professionnels dans la réalisation de leur mandat; • Assurer les tâches administratives en support aux membres de la Commission (rapports de frais de déplacement et demandes de paiement dans SAGIR, effectuer les réservations d’hôtel, de train et d’avion); • Effectuer des recherches et saisir diverses correspondances (plaintes, demandes d’avis, autres, reçues à la présidence dans le CLIC_MARC ou le CLIC_QS; • Effectuer divers travaux de nature administrative et de secrétariat tels lettres, notes de services, rapports, documents de présentation, tableaux, bulletin d’information interne, autres; • Effectuer le traitement et la distribution du courrier et des courriels et préparer des accusés de réception; • Préparer les dossiers pertinents et requis en lien avec les rencontres, colloques, conférences ou réunions ainsi que pour le suivi à donner au traitement de la correspondance; • Agir comme ressource mandataire pour le système SAGIR (compléter dans le système SAGIR les formulaires de frais de représentation et de déplacement); • Effectuer les démarches relatives aux inscriptions pour congrès, colloques, sessions de formation, etc.; • Transiger avec différents ministères et organismes en répondant aux appels téléphoniques et en plaçant des appels; donner et recueillir divers renseignements, répondre à des demandes d’informations relevant de sa compétence; • Recenser les activités internes et externes de la présidence pour la préparation mensuelle du calendrier d’activités et procéder à la saisie des informations dans le portail de la Commission; • Recueillir et compiler les données tant qualitatives que quantitatives sur des demandes qui lui sont soumises et analyser des statistiques pour la rédaction de différents rapports; • Voir à l’organisation logistique de diverses réunions : envoi de l’ordre du jour et documents, convocation, réservation de la salle; préparation matérielle de la salle, etc.; • Être appelée ou appelé au besoin à assister à des réunions et à rédiger les comptes rendus; • Élaborer et tenir à jour le système de classement et de repérage de dossiers et de divers répertoires de lois, règlements, directives ou autres; • Effectuer divers travaux en lien avec l’archivage des documents (envoi et réception des boîtes d’archives, destruction des dossiers, etc.) et la gestion documentaire selon les directives établies; • Assumer les responsabilités reliées à ses fonctions à l’égard de la gestion informatisée des dossiers (numériser, importer, voir à l’appellation des divers documents); • Accomplir toute autre tâche connexe ou mandat particulier confié par la conseillère ou le conseiller cadre stratégique et compatible avec l'emploi.